Zarządzanie projektami – procesy i projekty

Każdą z działalności można opisać jako kombinację dwóch składowych – procesów i grupy projektów, tzw. Portfel projektów, które istotnie różnią się od siebie. Procesy to te działania, które wykonujemy rutynowo, dlatego też trudno jest wyróżnić ich konkretny początek i koniec. Przykładem procesu może być komunikacja w zespole, a narzędziem, za pomocą którego można stymulować kontakty między pracownikami jest aplikacja online team collaboration. Z kolei projekty to działania czasowe, unikalne i niepowtarzalne. Oczywiście, w każdej firmie mamy do czynienia zarówno z procesami jak i projektami, ale często, w zależności od typu organizacji, dominuje jeden z nich.

 

W wielu miejscach takich jak np. urzędy czy zakłady produkcyjne, a także szkoły czy banki, praca odbywa się w sposób głównie procesowy – zatrudnione osoby wykonują niemal codziennie te same, powtarzalne czynności. Dzięki temu, operacje te optymalizowane i udoskonalane są w sposób stopniowy i ewolucyjny, w toku codziennych działań. Dlatego też bardzo rzadko wymagają one dużych zmian. Jeśli jednak okazują się one niezbędne, podejmuje się decyzję o wdrożeniu odpowiednich projektów.  Również w wypadku wprowadzania nowych produktów czy procesów, robi się to za pomocą zarządzania projektowego i stosując odpowiednie narzędzia pozwalające na właściwe zarządzanie projektami, np. aplikacje Web based project management. Ważnym elementem jest również ustalenie dobrze zbilansowanego grafiku pracy członków zespołu. Za pomocą aplikacji online timesheet można w łatwy sposób zbudować plan działań, włącznie z organizacją czasu pracy poszczególnych pracowników.

Z drugiej strony, istnieje szereg organizacji, których główne prace odbywają się na zasadzie prowadzenia różnego rodzaju projektów. Bardzo często dzieje się tak w zakładach badawczych, firmach budowlanych, branży IT czy w dziedzinie marketingu), ponieważ tego typu praca wiąże się nieodłącznie z ograniczonymi czasowo i unikalnymi działaniami.

Porównanie cech działalności procesowej i projektowej zawarty jest w poniższej tabeli:

Organizacja procesowa Organizacja projektowa
stabilność
rutynowość
niskie ryzyko
zmiany głównie ewolucyjne
działania kierownictwa sporadyczne
mało stabilne

tymczasowe, zróżnicowane
wysokie ryzyko
ukierunkowanie na zmianę

działania kierownictwa częste, wysoki stopień zaangażowania

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *